En faktura saknar koppling till mottagen leverans. Ett belopp stämmer inte med rapporten från förra veckan. En periodisering behöver justeras igen.
Ekonomifunktionen löser situationen så att månaden kan stängas. Men ekonomin kan vara den plats där en tidigare oklarhet blir synlig. Underlaget kan ha skapats i inköp, leverans, lager eller ett annat operativt steg.
Börja inte med hela bokslutet. Välj ett moment som ni känner igen från flera perioder. Beskriv vad ekonomin behöver rätta eller komplettera:
Följ sedan underlaget bakåt. Fråga inte bara vilket system det kommer från, utan vilken verksamhetshändelse som skulle göra uppgiften sann och användbar.
För en leverantörsfaktura kan det handla om relationen mellan beställning, mottagen leverans och faktura. Frågan är vad nästa steg behöver ta emot, när informationen ska finnas och hur mottagaren kan avgöra att den går att använda.
Allt manuellt arbete är inte slöseri. En bedömning kan kräva erfarenhet och en kontroll kan vara avsiktlig. Det ni vill hitta är arbetet som uppstår för att samma information måste tolkas, kompletteras eller registreras en gång till.
En referensmodell ger ekonomi, verksamhet och IT en struktur för att följa samma ärende. Jämför vilka underlag som finns, vem som använder dem och var någon behöver fråga eller registrera om. Då blir det lättare att avgränsa nästa undersökning.
Se hur det fungerar när varorna har kommit men ekonomi ändå jagar besked.