Följ en uppgift över avdelningsgränsen
Välj ett ärende där någon behöver fråga efter mer information eller registrera om något. Följ vad den första personen lämnar vidare och vad nästa behöver veta. Är informationen ofullständig, svår att hitta eller formaterad för ett annat ändamål? Notera också om det manuella momentet fyller en avsiktlig kontrollfunktion.
Jämför ett flöde som passerar flera delar av verksamheten
Inköp till varumottagning, kundärende till service och introduktion av en medarbetare till åtkomsttilldelning ger olika exempel på överlämningar. Referensmodellerna hjälper er att följa underlagen över gränsen. De anger inte automatiskt vilken avdelning som ska äga varje fråga i er organisation.
Formulera förbättringen innan ni väljer tekniken
Beskriv vilken uppgift mottagaren ska få, när den ska finnas och hur mottagandet ska kunna bekräftas. Diskutera sedan om förändringen gäller arbetssätt, ansvar, informationsdefinitioner eller systemstöd. Det gör automatisering till ett konkret alternativ att pröva. Vilken effekt den kan få behöver bedömas mot hur arbetet faktiskt utförs hos er.
Vilka manuella steg tillför en kontroll, och vilka återskapar bara information?